目前，信息已成为人类社会的资源之一，随着商务活动的日益频繁和加剧，日常事务处理的数据和决策所需要的信息愈来愈多，随之而来的是陈旧的办公方式与庞大的信息量之间形成的尖锐矛盾。具体表现在以下三个方面：
1. 办公室人员和办公机构剧增
随着社会的发展，企业与企业之间的商务活动愈来愈频繁,具有各种职能的部门和机构随之增加，同时带来办公人员的增加。在主要工业化国家，40%以上的工作人员在办公室进行数据的收集和信息处理。在美国，白领职员的人数有増无减，从1975年起就超过了工人人数，大约有5500万人从事管理。但他们的办公效率提高很慢，花费在专业、管理和行政人员上的成本占了办公室成本的2/3至4/5o这一现象使人们对办公室自动化的需求与日俱增。
2. 办公费用不断上涨
由于办公室人员和办公机构的增加，致使办公费用迅速增长。全世界每年的办公用纸连起来可达3亿英里，在这些纸上书写、打字、印刷需要大量人力、物力和财力，其费用已上升到全体职工费用的50%。如果采用办公自动化技术，每年可节省几百亿美元。
3.办公效率低
据统计，美国的专业人员把绝大部分时间花费在通信和谈话上，只有5%〜8%的时间用于思考、计划和分析。每个在办公室工作的人平均每17分钟就要受到一次干扰。企业负责人在其全部办公时间中判断和决策时间仅占16%,而传递时间占39%,数据及文件处理时间占25%,移动和其他时间占20%0一般工作人员用于传递数据和文件处理的时间则更长。
因此，对信息的正确处理和加工，已直接影响到企事业单位的决策和办公效率，甚至生存发展。要解决传统的陈旧办公方式与社会发展不相适应的矛盾，就要采取科学的方法，使用先进的技术，使办公进入自动化状态。