一、采购管理面临的困惑与问题

　　1、信息不能共享

　　2、采供双方未建立稳定的协作关系

　　3、与预测和物料需求计划结合不紧

　　4、无法跟踪采购情况

　　5、缺乏制约

　　6、缺乏对供应商的评价和管理

　　二、采购管理的工作内容

　　1、确定需求

　　通过物料需求计划系统，如MPS、MRP或再订购点等计划方法自动获得采购建议计划，或者手动输入采购请求，如对于临时性采购、非直接应用于生产过程的物料等。

　　2、询价和选择供应商

　　采购部门接到采购申请后，如果采购物料是初次或间断性购买，则会根据自己掌握的关于潜在供应商的详细资料，向相关供应厂商提出供货申请(口头或书面形式)，要求提供产能、品质、价格、交货期限、付款条件等资料。

　　3、签订采购订单

　　与供应商签订供货协议、确定交货数量和交货日期;确定收货地点、运输方式;确定付款方式、地点和银行账号。并依据协议文件，手动或由计算机系统自动产生一份正式的采购订单。

　　4、采购订单执行与控制

　　5、物料验收和库存管理

　　6、发票确认

　　三、采购管理作业流程分析

　　采购管理作业流程：经过MPS和MRP的自动规划，或者采购人员手动输入采购请求，产生计划性采购订单，经过承办单位审核后成为正式的采购订单，然后再据此执行(收料、检验、验收入库、结转应付账款等)，并控制其结果。

　　四、采购订单的作业流程

　　采购订单是企业与供应商签订的采购合同或采购协议，一般应包含采购项目、采购数量、价格、采购项目的简短描述、交货日期及请购部门等。

　　五、采购询价

　　供应商针对拟定采购项目、提供报价。报价项目应包含可靠度、交货时间、可交货数量、交货质量及价格等，以询得最佳的采购条件，这样的流程称之为“询价” 。

　　针对所收到的供应商报价单，采购部门输入电脑以供进一步的条件及价格比较，并从中选择最适合的条件价格与供应商，以便签定采购订单。

　　六、采购订单变更

　　对于已经审核过的采购订单，由于生产计划变更或请购需求发生变动，在生产主管或请购者提出申请后，可对采购订单进行变更。

　　七、采购收料

　　在采购物料送到时，采购部门需签收相关文件及物料，并进行各项工作，总称为采购收料作业，在这项作业中，除了验收采购物料的数量外，还包含对到货单中价格的检查。这种到货检验可能有采购单(外购)或是制令单(内制)等文件作为与到货单中的进货明细的对照参考。到货作业也可能包含质量检验，万一发现质量检验结果不符标准，若物料属于外购，则必须通知相关人员以决定是将采购物料退货还是暂时冻结付款，若物料属于内制，则通知制造部门决定处理方式。

　　八、采购退料

　　采购员需定时查询来料不良仓中的材料库存数，联系供应商，主动开单通知仓库将不良料退还给供应商

　　九、采购结算

　　采购结算也称为采购报账，是指采购核算人员根据外购入库单、采购发票核算采购入库成本。

　　采购发票一般关联外购入库单开具，是应付账款的单据。发票必须与对应的外购入库单勾稽后，才真正确定为应付账款。关联外购入库单的发票在审核时可以自动勾稽。

　　采购费用发票必须与具体的采购发票相关联，否则应使用“应付款管理”的有关单据来处理，费用发票必须与其对应的采购发票补充勾稽后，才真正确定为应付账款。

　　对于无发票换货的外购入库单及其对应的红字外购入库单，在“外购入库单”中以对等核销的方式结算。